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Office Manager (m/w/d/k.A.)

Festanstellung, Vollzeit · Berlin

Dein Job
Du + Office = Glück? Als Office Managerin (m/w/d/k.A.) wirst du bei insglück Teil unseres Teams am Standort Berlin. Du sorgst für einen perfekten ersten Eindruck unserer Agentur am Empfang und an der Telefonzentrale, koordinierst Termine, buchst Hotels und Reisen und kümmerst dich um Bestellungen. Du unterstützt beim Wellcome und der Verabschiedung von Mitarbeitenden sowie bei der Organisation von Teamevents. Die Stelle ist ab sofort zu besetzen, wir freuen uns aber auch über deine Bewerbung, wenn du erst später einsteigen kannst. Wir brauchen dich überwiegend vor Ort. Ein geringer Homeoffice-Anteil ist nach Absprache aber möglich.
Deine Aufgaben
  • Als Dreh- und Angelpunkt für Anrufer, die Post, Email-Anfragen, Gäste und Mitarbeiter sorgst du aktiv dafür, dass alle Informationen schnell die richtige Stelle erreichen.
  • Du weißt, dass der erste Eindruck zählt, und behandelst alle Anrufer und Gäste immer verbindlich und freundlich.
  • Für das Team bist du fast schon allwissend, denn du unterstützt die Geschäftsführung bei der Koordination interner und externer Termine und allen organisatorischen Herausforderungen des Alltags.
  • Du planst und buchst Reisen und Hotels – direkt oder über Reservierungsdienstleister.
  • Ferner bereitest du Meetingräume vor und bewirtest unsere Gäste mit viel Liebe zum Detail.
  • Weil du da bist, ist es alles andere auch: Büromaterial, frisches Obst, Süßigkeiten, Kaffee und Geburtstagsgeschenke für unsere Mitarbeiter:innen.
  • Du unterstützt beim On- und Offboarding sowie bei der Organisation von Teamevents & Feiern.
  • Wenn Reparaturen, Reklamationen und Wartungen für Geräte und sonstige Büroeinrichtungsgegenstände anstehen, kontaktierst du die Hausverwaltung und Handwerker.
  • Du kümmerst dich um die Einhaltung und Umsetzung der Hygienemaßnahmen im Büro.
  • Ferner übernimmst du allgemeine administrative Aufgaben und die vorbereitende Buchhaltung.
  • Die Kernarbeitszeit am Empfang liegt zwischen 9:00 und 17:00 Uhr. Ein geringer Homeoffice-Anteil ist nach Rücksprache möglich.
Unser Angebot
  • Du wirst Teil eines Teams mit Herz. Unser tägliches Miteinander zeichnet sich aus durch offene Türen auf allen Ebenen, Kommunikation auf  Augenhöhe, Herzlichkeit und Hilfsbereitschaft.  
  • Wir feiern gerne – spontan im Alltag oder legendär bei unseren standortübergreifenden Teamevents, was zugegebenermaßen aufgrund eines kleinen Virus zuletzt etwas zu kurz gekommen  ist.
  • Am Empfang hast du definitiv den besten Zugriff auf frisches Obst und Süßigkeiten.
  • Zusätzlich bieten wir zahlreiche Vergünstigungen über einen Zugang zu unserem Corporate Benefits-Partnerprogramm.
  • Im Zuge von Corona haben wir ein umfangreiches Hygienekonzept für unsere Büros ausgearbeitet. Derzeit arbeiten viele von uns noch häufig remote. Wir freuen uns aber auf ein bald wieder häufigeres Zusammenarbeiten im Büro.
  • Alle Erstinterviews werden virtuell durchgeführt. Bei einer Vertiefung der Gespräche möchten wir dich dann gerne auch live kennenlernen.
Dein Profil
  • Du besitzt eine abgeschlossene Ausbildung zur/m Bürokauffrau/-mann, Hotelkauffrau/-mann, Reiseverkehrskauffrau/-mann oder einen ähnlichen kaufmännischen Abschluss? Top! Wichtiger als deine formale Ausbildung ist für uns aber, dass du dich und die Geschäftsführung mit fünf Armen, Charme & Humor durch das tägliche Terminchaos navigieren kannst.
  • Dafür brauchst du vor allem Freude am Umgang mit Menschen und ein angeborenes Dienstleister-Gen: Es macht dich glücklich, wenn du Kund:innen, Leistungspartner:innen, der Geschäftsführung und dem Team weiterhelfen kannst.
  • Du bist ein Champion im Prioritätensetzen und Ruhebewahren. Selbst wenn es mal heiß hergeht, behältst du einen kühlen Kopf und deine gute Laune.
  • Vertrauliche Angelegenheiten sind bei dir gut behütet.
  • Einen sicheren Umgang mit MS-Office (insbesondere Word, Excel) sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse setzen wir für diese Position voraus.
Auf insglück!
Klicke gleich auf „Jetzt bewerben“ und lade dort deinen Lebenslauf und deine Zeugnisse hoch. Ein Anschreiben ist nicht notwendig, du kannst es aber gerne zur Selbstdarstellung nutzen. Außerdem freuen wir uns über eine Angabe deiner Gehaltvorstellungen und deines frühestmöglichen Eintrittstermins.
Kontakt
Deine Ansprechpartnerin für diese Position ist Inike Rosenbach.
Über uns
insglück steht seit 2001 für hohe Inszenierungskompetenz: live, digital und im Raum. Mit unserer ausgezeichneten Kreation und professionellen Umsetzung physischer, hybrider und virtueller Veranstaltungen sowie begleitender digitaler Brand-Experience-Strategien schaffen wir täglich Glücksmomente, um Marken mit Menschen nachhaltig zu verbinden. In unseren Büros in Berlin, Hamburg und Köln bündeln wir das fachliche und kreative Know-how von über 60 Mitarbeiter:innen, die sich nicht mit Standardproduktionen zufrieden geben, sondern mit viel Herzblut die Grenzen des Machbaren jeden Tag ein kleines Stück weiter in den Kreativhimmel verschieben.

In unserem interdisziplinären Team, bestehend aus Expert:innen für Projektmanagement, Kreativ-Konzeption, Architektur, Marketing, Medien und Events sowie 2D- und 3D-Spezialist:innen, kann jede:r glücklich werden.

Du willst gemeinsam mit uns für außergewöhnliche Glücksmomente sorgen? Verschaff uns den ersten und bewirb dich!
Auf insglück!
Bitte lade hier die in der Stellenbeschreibung genannten Dokumente hoch, zumindest aber einen aktuellen Lebenslauf. Wenn alles geklappt hat, erhältst du von uns eine automatische Eingangsbestätigung. Sollte etwas fehlen oder beim Hochladen auf der Strecke geblieben sein, melden wir uns gerne bei dir.

Bitte lade hier die für die Stelle benötigten Bewerbungsunterlagen hoch (z.B. Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Gehaltsvorstellung etc.).

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